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モヤモヤが溜まっているなら、GTD!

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モヤモヤが溜まっているなら、GTD!

こんにちは!Kenです。

本日もちょっとだけ日々を豊かにする、『厳選ビジネス洋書』をご紹介していきます。

突然ですが皆さんは、

「いつかこれしたい!」

「今日中にこれやんなきゃ!」

「あっそう言えば、あれ頼まれたたんだ。」

と、頭の中がしたいことや、

やらなければならないこと、

そして、人からの頼まれごとで溢れ、

混乱してしまった経験はありますか?

もしくは、整理するために、ポストイットやノートに、To do listを作成するも、

全てのタスクを完璧にこなすことができず、

「自分ダメだなぁ」

なんて思ってしまったことはありますか?

もしそうであれば、あなたが「できない人」なのではなく、

「人間」だということです。

我々の脳は、引き受けた、あるいは思いついタスクを、

生得的に完璧にこなせるようにはできていないのです。

タイムマネジメント分野の第一人者、

デイビッド・アレン氏は、

30年以上にもわたるエグゼクティブコーチングと、

認知心理学の知見から、

ストレスゼロで生産性を高めるための『Getting Things Done System』を練り上げました。

彼は、抱えているタスクをシステムに落とし込むことで、

脳に空き領域ができ、

今、打ち込むべきタスクに100%集中して、成果をあげられるようになると、

おっしゃっています。

今回は、そんな彼のタスク管理に関するベストセラー

『Getting Things Done : The Art of Stress-free Productivity』

をご紹介します。

 


↑翻訳版

前提:タスクを複数脳内に抱えている状況とは、、、

コンピューターで言うところの、複数のプログラムを同時に開き、

それらがバックグラウンド活動することを許している状態であり、

メモリを圧迫している状況です。

スマホやPCで、

あまりにも多くのアプリを開きすぎて、動作が遅くなったり、

クラッシュしてしまったりした経験はありませんか?

デイビッド・アレン氏が編み出した、

GTDシステムの基本コンセプトは、

脳で混在しているタスクを外部に記録し、

現在取り組んでいる一つのことに、

脳のメモリを全て使用できるようにすることです。

基本コンセプトは非常にシンプルなのですが。

アレン氏が紹介している細かなシステムを、

完璧に習慣に取り入れることは、少々骨が折れます。

人によっては数年かけてようやく完全に機能する自分なりのGTDシステムを作り上げられた、、、

なんて人もいます。

なので、本動画では本書を読んで、

個人的に大切にしているプロセスに絞ってお伝えします。

覚えておきたいタスク管理のCPR

①Capturing(Collecting)

もし、これは覚えておかないといけないなと思ったら、

あるいは、何かしたいこと思いついたら、

どんな時でも、その考え事を紙やデジタルに書き出し、自分の脳の外に保存すること、

それが、Capturingです。

この時は、まだ、完璧な形である必要はありません。

次のProcessingで、アイデア実行の有無と、具体的に実行する内容を決定するからです。

このCapturingの目的は、あくまでも、

現在抱えているモヤモヤから、自分の脳を解放し、

現在に集中することにあるからです。

とにかく思いついたらすぐメモし、脳の外部に保管しておくことで、

常に脳をクリアに保つことができます。

これを読んだ時、

赤羽雄二氏のベストセラー『ゼロ秒思考』

を思い出しました。

この本はモヤモヤしたら、

その瞬間にA4用紙に考えたい問いについて記述し、

その答えを箇条書きで書いていくことで、

瞬時に深い思考をするという技法を教えてくれます。

『書く』ことで混沌とした考えを捉え、深い思考に導いていくことができ、

書き終えると、脳がスッキリするという過程は、

GTDのCapturingのコンセプトと近いなと思いました。

ただ、

ゼロ秒思考の場合、

書き始めたらモヤモヤにケリをつけるまで書くことをオススメしていますが、

GTDの場合、

ある作業中の思いつきについては、

一旦書き留めておき、

のちにメモについて集中的に考えるという段階を踏みます。

『スピード』で考えると、ゼロ秒思考の方が早いのかもしれませんね。

 

ちなみに、GTDのCapturingメソッドを完璧に実行している人だと、

お風呂場にはWater Proofのメモ帳を持っていき、

運転中はIphoneのSiriを利用して、音声入力をするのだそうです。

完璧主義のストレスから続けられないのが最悪ですから、

ここまでいかずとも、まずは、モヤモヤしたらメモを取ることから始めましょう。

②Processing(Clarify・Organize)

Processingとは書き出したメモについて使える形に情報を整理する作業のことです。

あらかじめ、Processingの時間を1日のどこかにブロックしておき、メモを見て次のように自分に問うていきます。

①自分は本当にこのタスク(アイデア)に取り組んでみたいか?

もし、答えが『No』であれば、

書類を『Someday / Maybe』フォルダか、

『Reference』フォルダに入れるようにします。

このフォルダに入っているものは、月に一度か、

あるいは四半期に一度チェックするようにします。

もし、答えが『Yes』であれば、

次にとるべきアクションについて考えます。

例えば、

Capturingの段階で「予算会議」とメモしたとします。

Processingの段階では、さらに、

予算会議の目的、ゴールについて考えます。

もしゴールが、「次セグメントの詳細な予算計画を決定する。」

であれば、ゴール達成に必要なタスクを細かくリストアップします。

「次回の予算会議のアジェンダを作成する。」

「〇〇さんに根回ししておく。」

みたいな感じです。

ちなみに、ゴール「予算計画の決定」は、

プロジェクトリストに別立てで保管しておくことをオススメされていました。

おそらく、その後もそのプロジェクト達成に向け、

必要なタスクを思いつくだろうからです。

②このタスク(アイデア)は、2分以内に完了させることが可能か?

もし、Yesならその瞬間に終わらせてしまいましょう。

Noなら次のように分類します。

・日付が決まっているものについてはカレンダー、

・決まりはないがすぐに終わらせるべきものは、ネクストアクションリスト、

・実行には、さらなる情報が必要なものは、フォローアップリスト、

もし、

ネクストアクションリストに、

あまりにも多くのタスクが溜まってしまったら、

作業媒体や、作業場所ごとに細かく分類します。

例えば、

@スマホ
@コンピュータ
@ノート
@オフィス
@小売店
@家

みたいな感じです。

こうすることで、実行可能性が上がるのだと言います。

 

、、、、ここまでをご覧になって、

「面倒くさ!」

と思われましたでしょうか?

私はちょっぴり思いました。

しかし、日々のルーティンにこのProcessingを取り入れることで、

ようやくタスクは実行可能となります。

デイビッド氏は、次のような旨のことをおっしゃっています。

「ほとんどのタスク管理術が役に立たないのは、管理するべきタスクを実行可能なレベルまで、落とし込めていないからだ。タスクが大きな塊である限り、一生コントロールは難しいだろう。」

③Reflecting ( Plan )

週に1度まとまった時間をとって、

自分のタスク管理システムの現状について振り返りをし、

必要な改善を施しましょう。

この際、システム自体の最適化と、

取り組んでいるプロジェクトが3−5年のビジョンに沿ったものであるか、

チェックをします。

  • 自分の3〜5年間のビジョンは何か?
  • どのプロジェクトが最も3〜5年のビジョン達成に寄与するか?
  • どのNext Actionが、最も効果的か?

と、考えていきます。そして、その結果に沿って、

・カレンダー
・プロジェクトリスト
・ネクストアクションリスト

を最適化していきます。

以上の作業によって、

タスク管理システムが現状で最適なものになります。

けっこう脳の体力を使う、ハードな作業ですので、

ゆったりした音楽を聞いたり、

チョコレートを食べたり、

リラックスして行うようにすると良いそうです。

さて、

正直に言います。

私自身は上記でご紹介しした通りには、CPRを実行していません。。。

私の場合、複雑すぎるシステムや、

取り組むべきタスクがたくさんたまっているのを見ると、

著しく幸福度が下がり、結局何もしなくなってしまうからです。

そこで、ズボラ版GTDを作成し、実行しています。

私が実行しているズボラ版のテーマは、

基本的に毎日同じスケジュールで生活できるように、

取り組むことを徹底的にシンプル化することにあります。

たくさんのタスクを処理することよりも、

必要だと感じる少ない習慣を長期的に継続する方が、

シンプルで心地が良いし、

経験上、後悔も少ないからです。

結果具体的に実行しているのが、次の3つです。

・モヤモヤしたらノートに書いて整理する。

・整理してタスクが出てきたら、毎日のルーティンに落とし込む。

(落とし込めないものは捨てるか、絶対に捨てられないものは、重要度と関係なく可能な限り早めに処理してしまう。)

・週に1度5年後の目標から逆算して習慣を修正する。

効果的でないと感じるものは捨て、

より良い習慣に交換する。

また、手順が複雑なものは、

同じ成果をより単純な手順であげられないか考え、プロセスを改善する。

私は、このシステムを人生に適用することで、

毎日がシンプルで、

非常に心地よくかつ、

充実感を感じて生きられるようになりました。

まとめ

本書はタスク管理に悩んだことがあるなら1度は読んでおきたい、タスク管理のバイブルです。

万が一、あなたが今、

「頭の中がモヤモヤして、今に集中できない!」

と感じたことがあるのなら、

ぜひ、本書を読んで、そのエッセンスを学び、

自分の価値観にあった、GTDシステムを作り出してみてくださいね。

きっと、頭の中がクリアになり、

より充実した1日を送れるようになるはずです。

翻訳版を読んでみる。

それでは、今日も良い1日を!

  • この記事を書いた人

Ken

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